Bir posta iletisinin, çok sayıda kullanıcıya aynı anda iletilmesi işlemine toplu e-posta gönderimi veya bulk mailing denir. Elektronik iletişimin zirve noktasına ulaştığı bu günlerde, kamu kurumlarından, gerçek kişilere kadar bir çok kişi ve kurum toplu e-posta gönderimi yapar. Ancak, bu uygulama bazı kanuni regülasyonlara ve teknik sınırlamalara tabidir. Sınırsız reklam yapmak düşüncesi ile toplu E-posta sistemini düşünmek doğru değildir.
Toplu Posta Kavramı
E-posta sunucularının izin verdiği satıda kullanıcıya aynı anda posta gönderebilmek mümkün olduğu gibi, bu işlem çoğu zaman sunucular tarafından uygunsuz olarak işaretlenir. Kullanıcıların bu gönderilere onay verip vermediğini bilmenin bir yolu bulunmadığından, sıradan sunuculardan toplu e-posta gönderimi yapıldığında, sunucu tarafından işlem takibe alınır. Sürekli bulk mail gönderen sunucu bir süre sonra spam olarak işaretlenir ve DNS adresleri bloklanır. Bu durumda, bu sunucudan giden tekil e-mail iletileri dahi spam durumuna gelir ve gelen kutularına ulaşamaz.
Firmalar, bir pazarlama yöntemi olarak, toplu e-posta gönderimi (mailing) sistemini sıklıkla kullanıyorlar. Toplu E-Posta Gönderimi (Mailing) Nedir? sorusunun çokluğu, bu konunun ne kadar merak edildiğinin ve yaygınlığının bir göstergesi oluyor. Mailing sistemi, ürünler hakkındaki bilgileri veya bir konuyu tek mesajla, çok sayıda kişiye aynı anda ulaştırma olarak açıklanıyor. Eğer firmanın bu konu ile ilgili profesyonel bir birimi yoksa, toplu e-mail hizmeti veren kuruluşlar sayesinde de bu hizmet sağlanıyor.
Toplu E-Posta Hakkında Kanun Hükümleri
Toplu e-posta gönderimi; ülkemizde doğrudan bununla ilgili bir kanunla sınırlandırılmıştır. Satıcı veya reklam veren, hiçbir koşulda e-posta adresi sahibinin onayı olmadan ona reklam ve pazarlama iletileri gönderemez.
Bu hüküm uyarınca, genel mail listelerine gelişi güzel e-posta göndermek doğru değildir. Ancak, bazı firmalar, kullanıcılardan onay alarak, e-posta adreslerinin bu amaçla kullanılabilmesi için uygun zemin oluştururlar. Toplu e-posta göndermek istediğinizde bu aracı firmalar ile çalışarak, gönderilerinizin yasal bir zemine oturmasını sağlayabilirsiniz. Tabii Yasal olarak mail gönderilen şahısların izni alınmış olması ve mesajın bir daha gönderilmesini engelleyecek linkin mesajda bulunması gerekiyor. Kullanıcı bir kez onay verdiğinde sonsuza kadar bu mesajları kabul eder, anlamı bu anlatımdan çıkarılmamalıdır.
Toplu E-Postanın Avantajları
Toplu e-posta sistemi ile firmalar ürün kataloglarını çok kısa sürede çok fazla kullanıcıya ulaştırabilir, çok fazla zaman tasarrufu edebilir ve reklam maliyetlerini minimuma düşürebilirler. E-posta ile toplu mail gönderimi, geçmişte posta kutularımızda biriken onlarca broşürün artık gelen kutumuzda birikmesi gibi tanımlanabilir. Artık broşür dağıtan çocukları yerine, elektronik ileti dağıtan dijital ağlar iş başında.
Spam Mail Tehlikesi
Özellikle kendi kurumsal mail adresleri üzerinde sıkça toplu mail göndermeleri firmalar bakımından bir risktir. Zira global mail sunucuları, çok sayıda ve sık mail gönderen sunucuları işaretleyerek bu sunuculardan gelen tüm mailleri spam yapar. Bu durumda göndereceğiniz tekil ve önemli mailler adresine ulaşmayabilir ki, bu durumda sunucunuz ve alan adınız ciddi şekilde zarar görecektir.
Bu nedenle toplu mail gönderirken, bunun spam yani tehlikeli mail haline gelmemesi için özel araçların kullanılması gerektiğini ve izinli mail adresleri dışında hiçbir adrese mail göndermemeniz gerektiğini unutmayınız. Reklam için gönderilen tüm postalar gerek yerel kanunlar, gerekse uluslararası internet regülasyonları gereği belli sınırlamalara tabidir ve aksi halde cezai işlem dahi söz konusu olabilmektedir.